Bewirtungsbeleg verloren? Frag zuerst im Restaurant nach einer Zweitschrift, denn das ist der Weg, den das Finanzamt bevorzugt. Klappt das nicht, sichere den Zahlungsnachweis und erstelle so zeitnah wie möglich einen Ersatz-Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) mit allen sieben Pflichtangaben.
Aktualisiert: Juni 2026
Ein verlorener Bewirtungsbeleg ist ärgerlich, aber selten ein Totalschaden. Entscheidend ist, dass du schnell handelst und die Schritte in der richtigen Reihenfolge gehst. Ein gut dokumentierter Ersatz hat deutlich bessere Chancen als eine lückenhafte Rekonstruktion Monate später.
Je länger der Verlust zurückliegt, desto schwerer fällt die Rekonstruktion von Teilnehmern, Anlass und Betrag, und desto kritischer schaut das Finanzamt hin. Plane deshalb die folgenden drei Schritte direkt ein, sobald du den Verlust bemerkst.
Für die Anfrage beim Restaurant hilft es, Datum, ungefähre Uhrzeit und Zahlbetrag parat zu haben, denn damit lässt sich der Vorgang im Kassensystem schnell wiederfinden. Bei Kartenzahlung steht der Betrag auf deiner Abrechnung, bei Barzahlung helfen oft die Reservierung oder der Kalendereintrag. Viele Restaurants stellen die Zweitschrift unkompliziert per E-Mail als PDF aus.
Diese Reihenfolge ist kein Selbstzweck. Je näher dein Nachweis am Original liegt, desto geringer ist das Risiko, dass der Abzug deiner Bewirtungskosten scheitert. Halte außerdem kurz fest, dass das Original verloren ging und du eine Zweitschrift versucht hast.
Geschäftliche Bewirtungskosten sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70% als Betriebsausgaben abziehbar, vorausgesetzt, sie sind angemessen und ihre Höhe sowie die betriebliche Veranlassung sind nachgewiesen. Das Gesetz verlangt dafür schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen.
Für deinen Ersatzbeleg heißt das: Er muss dieselben Angaben enthalten, die auch ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg trägt. Arbeite die 7-Pflichtangaben-Checkliste Punkt für Punkt ab:
Fehlt eine dieser Angaben, riskierst du den kompletten Abzug. Gerade der Anlass wird oft zu allgemein formuliert: „Projektbesprechung Website-Relaunch mit Kunde Müller“ ist prüfungssicher, „Arbeitsessen“ ist es nicht.
Die Angaben kannst du formlos auf einem separaten Blatt machen; in der Praxis bewährt sich ein eigenes Formular, das alle Felder vorgibt. Wichtig ist die zeitnahe, schriftliche Dokumentation. Eine nachträgliche Sammelaufstellung am Jahresende erfüllt die gesetzliche Anforderung nicht. Abziehbar sind außerdem nur angemessene Aufwendungen; ein unangemessen hoher Teil bleibt komplett außen vor.
An dieser Stelle gehört Ehrlichkeit dazu: Ein Eigenbeleg für eine verlorene inländische Gaststättenrechnung ist rechtlich nicht gesichert. Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 (IV C 6 – S 2145/19/10003 :003) verlangt, dass die Gaststättenrechnung grundsätzlich maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet ist. Handschriftliche Rechnungen genügen im Inland nicht.
Der Ersatzbeleg ist deshalb eine Notlösung, über deren Anerkennung das Finanzamt im Einzelfall entscheidet. Deine Position ist umso besser, je sauberer du die Reihenfolge oben eingehalten hast: erst die Zweitschrift versucht, dann den Zahlungsnachweis gesichert, dann zeitnah und vollständig dokumentiert.
Zwei weitere Grenzen solltest du kennen. Erstens: Ein Eigenbeleg ermöglicht keinen Vorsteuerabzug, denn dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung nach §§ 14, 15 UStG erforderlich. Liegt eine solche Rechnung vor, ist die Vorsteuer zu 100% abziehbar, obwohl die Bewirtungskosten selbst nur zu 70% zählen (§ 15 Abs. 1a UStG). Zweitens: Rechnungen über 250 € müssen den Namen des Bewirtenden enthalten; bis 250 € brutto gelten die reduzierten Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
In der Praxis heißt das: Der Ersatzbeleg ist Plan C, nicht Plan A. Reiche ihn zusammen mit dem Zahlungsnachweis und dem Vermerk zum Verlust ein und rechne damit, dass ein Prüfer nachfragt. Bei kleineren Beträgen und einem ansonsten ordentlichen Belegwesen stehen die Chancen erfahrungsgemäß besser als bei hohen Einzelbeträgen ohne jeden Begleitnachweis.
Anders liegt der Fall im Ausland: Dort akzeptiert die Finanzverwaltung unter Umständen auch handschriftliche Rechnungen. Was dann gilt, liest du im Beitrag zum Bewirtungsbeleg aus dem Ausland.
Denk zuletzt an die Aufbewahrung: Buchungsbelege, also auch Ersatzbelege samt beigefügtem Zahlungsnachweis, sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (vorher zehn; Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Hebe auch die Korrespondenz mit dem Restaurant auf, falls die Zweitschrift abgelehnt wurde. Sie dokumentiert, dass du den bevorzugten Weg ernsthaft versucht hast.
Damit du keine Pflichtangabe vergisst, gibt es eine fertige Vorlage mit allen sieben Feldern. Ausdrucken oder digital ausfüllen, unterschreiben und zusammen mit dem Zahlungsnachweis zum Buchungsbeleg nehmen.
Die Vorlage führt alle sieben Pflichtangaben als Formularfelder auf, dazu Platz für den Vermerk zum Verlust des Originals und eine Zeile für den beigefügten Zahlungsnachweis. So entsteht in wenigen Minuten ein Beleg, der formal nichts offenlässt.
Schneller geht es per Chat: Foto oder Eckdaten schicken, fertigen Beleg als PDF erhalten.
Belegomat ist ein Chat-Dienst, der aus einem Foto eines Restaurantbelegs einen steuerlich strukturierten Ersatz-Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) als PDF erstellt.
Die meisten Ersatzbelege scheitern nicht am Verlust des Originals, sondern an vermeidbaren Formfehlern. Diese fünf siehst du in der Praxis am häufigsten:
Alle fünf Punkte lassen sich mit wenigen Minuten Sorgfalt vermeiden. Geh die Checkliste oben durch, bevor du den Beleg ablegst. Eine fehlende Angabe Monate später zu ergänzen ist deutlich aufwendiger, als sie gleich richtig zu erfassen.
Ein verlorener Bewirtungsbeleg kostet dich im besten Fall nur einen Anruf beim Restaurant. Bekommst du keine Zweitschrift, sichere den Zahlungsnachweis und erstelle zeitnah einen vollständigen Ersatzbeleg mit allen sieben Pflichtangaben.
Sei dir dabei der Grenzen bewusst: Ein Eigenbeleg ermöglicht keinen Vorsteuerabzug, und die Anerkennung erfolgt im Einzelfall. Trotzdem bist du mit einem sauberen Ersatzbeleg in einer deutlich besseren Position als ganz ohne Nachweis.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Die steuerliche Anerkennung erfolgt im Einzelfall durch das zuständige Finanzamt.
Nein. Die Abrechnung weist nur die Zahlung nach, nicht den Inhalt der Bewirtung. Sie ist ein sinnvoller ergänzender Nachweis, ersetzt aber weder die Gaststättenrechnung noch die Pflichtangaben.
So zeitnah wie möglich, am besten innerhalb weniger Tage. Je früher du Anlass, Teilnehmer und Betrag dokumentierst, desto glaubwürdiger ist der Beleg für das Finanzamt.
Ja, die Zweitschrift ist der beste Ersatz. Sie wird maschinell aus dem Kassensystem erstellt und erfüllt die formalen Anforderungen des BMF. Frag möglichst schnell nach, solange der Vorgang im System auffindbar ist.
Schick ein Foto im Chat. Die Daten werden erfasst. Du erhältst deinen Ersatz-Bewirtungsbeleg als PDF.