Ersatz-Bewirtungsbeleg: kostenlose Vorlage als PDF

Was die Vorlage enthält

Ein Ersatz-Bewirtungsbeleg ist eine Sonderform des Eigenbelegs: Er ersetzt einen fehlenden Bewirtungsbeleg und muss deshalb neben den allgemeinen Eigenbeleg-Angaben auch die besonderen Bewirtungs-Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG abdecken. Die Vorlage enthält dafür sieben Felder:

• Anlass der Bewirtung: konkret, nicht nur „Geschäftsessen“
• Gastgeber: wer hat eingeladen und bezahlt?
• Bewirtete Person(en): alle Teilnehmer mit Namen, inklusive Gastgeber
• Ort und Datum der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld
• Erklärung zur betrieblichen Veranlassung
• Unterschrift des Gastgebers

Generische Eigenbeleg-Vorlagen decken meist nur die allgemeinen Felder ab. Anlass, Gastgeber und Teilnehmer fehlen dort oft als eigene Punkte. Genau diese Lücke schließt die Vorlage.

Ausfüllanleitung Schritt für Schritt

1. Prüfe zuerst, ob der Originalbeleg wirklich nicht mehr zu beschaffen ist. Viele Restaurants stellen auf Nachfrage eine Zweitschrift aus. Was du in dem Fall tust, steht im Beitrag Bewirtungsbeleg verloren? Was tun.
2. Trage Ort und Datum der Bewirtung ein, so genau wie möglich, am besten mit Name und Anschrift des Restaurants.
3. Beschreibe den Anlass konkret, z. B. „Projektbesprechung Website-Relaunch mit Kundin X“. Allgemeine Floskeln wie „Kundenpflege“ reichen dem Finanzamt oft nicht.
4. Liste alle bewirteten Personen namentlich auf, dich selbst als Gastgeber eingeschlossen.
5. Trage die Höhe der Aufwendungen ein, inklusive Trinkgeld, das du gesondert ausweist.
6. Formuliere die Erklärung zur betrieblichen Veranlassung und ergänze, warum kein Originalbeleg vorliegt.
7. Datiere den Beleg, unterschreibe als Gastgeber und lege ergänzende Nachweise bei (z. B. Kreditkarten- oder Kontoauszug).

Tipp: Erstelle den Ersatzbeleg so zeitnah wie möglich. Eine Rekonstruktion Wochen später aus dem Gedächtnis überzeugt deutlich weniger.

Häufige Fehler

• Der Anlass ist zu allgemein („Geschäftsessen“, „Kundenpflege“) statt konkret.
• Es fehlen Teilnehmer, oder der Gastgeber selbst ist nicht aufgeführt.
• Das Trinkgeld wird vergessen oder nicht ausgewiesen.
• Die Unterschrift fehlt.
• Der Ersatzbeleg wird erstellt, obwohl der Originalbeleg noch beschafft werden könnte.
• Es liegen keine ergänzenden Nachweise bei, obwohl ein Kontoauszug vorhanden wäre.

Grenzen der Vorlage

Ein Ersatz-Bewirtungsbeleg ist eine Notlösung, auch mit der besten Vorlage. Drei Einschränkungen solltest du kennen:

• Kein Vorsteuerabzug: Aus einem Eigenbeleg lässt sich grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen. Dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG.
• Einzelfallentscheidung: Ob das Finanzamt den Ersatzbeleg anerkennt, entscheidet es im Einzelfall. Details dazu im Beitrag Eigenbeleg bei Bewirtung: Was das Finanzamt akzeptiert.
• Ausnahme, keine Regel: Häufige Ersatzbelege können bei einer Prüfung Rückfragen auslösen.

Die schnellere Alternative: per Chat statt Formular

Wenn der Restaurantbeleg noch vorhanden, aber unvollständig ist (etwa weil Anlass und Teilnehmer fehlen), musst du seine Daten nicht in ein Formular abtippen. Belegomat ist ein Chat-Dienst, der aus einem Foto eines Restaurantbelegs einen steuerlich strukturierten Ersatz-Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) als PDF erstellt. Du schickst das Foto im Telegram-Chat, die Daten werden übernommen, fehlende Pflichtangaben werden im Dialog abgefragt.

Beide Wege führen zum selben Ergebnis: einem vollständigen Ersatz-Bewirtungsbeleg. Die Vorlage passt, wenn du lieber selbst ausfüllst oder kein Telegram nutzt; der Chat ist schneller, wenn ein Belegfoto vorliegt. Beides ist kostenlos.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Die steuerliche Anerkennung erfolgt im Einzelfall durch das zuständige Finanzamt.