Eigenbeleg und Ersatzbeleg bezeichnen dasselbe: einen selbst erstellten Beleg, der einen fehlenden Originalbeleg ersetzt. Der Ersatz-Bewirtungsbeleg ist eine Sonderform davon – speziell für geschäftliche Bewirtungen mit den Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Hier ist die genaue Einordnung, inklusive Vergleichstabelle.
Aktualisiert: Juni 2026
Eigenbeleg ist der Oberbegriff und der gebräuchlichere Fachbegriff: ein selbst erstellter Beleg, der einen fehlenden Originalbeleg ersetzt.
Ersatzbeleg wird umgangssprachlich gleichbedeutend mit Eigenbeleg verwendet – beide bezeichnen den selbst erstellten Belegersatz, wenn das Original fehlt.
Ersatz-Bewirtungsbeleg ist eine Sonderform des Eigenbelegs speziell für geschäftliche Bewirtungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – mit zusätzlichen Pflichtangaben wie Anlass und Teilnehmern.
Notbeleg ist ein weiteres Synonym für den Eigenbeleg. Der Begriff betont den Ausnahmecharakter: Er entsteht nur, wenn das Original nicht zu beschaffen ist.
| Begriff | Definition | Rechtliche Einordnung | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|---|---|
| Eigenbeleg | selbst erstellter Beleg bei fehlendem Fremdbeleg | anerkannter Belegersatz im Rahmen der allgemeinen Dokumentationspflichten | Parkgebühr, Automatenkauf, Trinkgeld |
| Ersatzbeleg | umgangssprachliches Synonym für Eigenbeleg | keine eigene Rechtskategorie | wie Eigenbeleg |
| Ersatz-Bewirtungsbeleg | Sonderform des Eigenbelegs für geschäftliche Bewirtungen | Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | verlorene oder unvollständige Restaurantrechnung |
| Notbeleg | weiteres Synonym für Eigenbeleg | keine eigene Rechtskategorie | wie Eigenbeleg |
Keiner der vier Begriffe ist gesetzlich definiert. Das Einkommensteuergesetz spricht weder von „Eigenbeleg" noch von „Ersatzbeleg" – es verlangt nur, dass Betriebsausgaben nachgewiesen werden.
So haben sich im Alltag mehrere Wörter für dieselbe Sache eingebürgert: Steuerberater sagen meist Eigenbeleg, in Buchhaltungssoftware taucht oft Ersatzbeleg auf, und Notbeleg hört man umgangssprachlich.
Verwirrend wird es erst beim Ersatz-Bewirtungsbeleg. Der ist nicht einfach ein weiteres Synonym, sondern die anspruchsvollere Variante für einen klar umrissenen Fall: die geschäftliche Bewirtung.
Für das Finanzamt ist unerheblich, wie du dein Dokument überschreibst. Entscheidend ist, ob es die Ausgabe nachvollziehbar macht: Wer hat wann, wo, wofür und in welcher Höhe gezahlt – und warum fehlt das Original?
Ein Beleg mit der Überschrift „Ersatzbeleg", der alle nötigen Angaben enthält, ist genauso brauchbar wie einer mit der Überschrift „Eigenbeleg". Umgekehrt rettet die korrekte Bezeichnung keinen Beleg, dem die Pflichtangaben fehlen.
Dazu gehört auch die Unterschrift: Mit ihr – oder bei digitaler Erstellung mit einer elektronischen Autorisierung – bestätigst du die Richtigkeit deiner Angaben.
Faustregel: Fehlt ein Beleg für eine normale Betriebsausgabe, nimmst du einen Eigenbeleg. Fehlt der Beleg für ein Geschäftsessen, brauchst du einen Ersatz-Bewirtungsbeleg.
Eine Vorlage für den Ersatz-Bewirtungsbeleg hilft dabei, keine der Pflichtangaben zu vergessen.
Bei Bewirtungen legt die Finanzverwaltung die Messlatte höher. Nach dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ist der Standard eine maschinell erstellte, registrierte Rechnung des Restaurants – kein handgeschriebener Zettel.
Ein Eigenbeleg ist hier ausdrücklich nur die Notlösung für den Ausnahmefall, etwa wenn die Rechnung verloren ging oder unleserlich wurde. Bei Rechnungen über 250 € muss zudem der Name des Bewirtenden auf der Rechnung stehen; darunter greift die Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV.
Was das Finanzamt bei einem Eigenbeleg für eine Bewirtung im Einzelnen akzeptiert, liest du im Beitrag Eigenbeleg für Bewirtungen beim Finanzamt.
Bei einem selbst erstellten Beleg achtet das Finanzamt vor allem auf vier Punkte: die betriebliche Veranlassung, die Vollständigkeit der Angaben, die Plausibilität der Höhe und die Häufigkeit.
Vereinzelte, gut begründete Eigenbelege sind unproblematisch; häufen sie sich, steigt das Risiko von Rückfragen. Zeitnahe Erstellung hilft: Ein Eigenbeleg, den du noch am selben Tag anfertigst, wirkt glaubwürdiger als einer Monate später.
Für alle Varianten gilt: Aus einem selbst erstellten Beleg lässt sich keine Vorsteuer ziehen – dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG. Bei Bewirtungskosten bleibt es zudem beim Abzug von nur 70 % der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe.
Außerdem gehört der Eigenbeleg wie jeder Buchungsbeleg in die Ablage: Seit dem 1.1.2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege 8 Jahre. Die Anerkennung erfolgt im Einzelfall durch das Finanzamt.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Die steuerliche Anerkennung erfolgt im Einzelfall durch das zuständige Finanzamt.
Umgangssprachlich ja. Beide bezeichnen den selbst erstellten Belegersatz, wenn kein Originalbeleg vorliegt. Eigenbeleg ist der gebräuchlichere Fachbegriff.
Wenn der Beleg für eine geschäftliche Bewirtung fehlt oder unvollständig ist. Dann gelten die zusätzlichen Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.
Ja, wenn sie vollständig, plausibel und betrieblich veranlasst sind. Die Entscheidung trifft das Finanzamt im Einzelfall.
Nein. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG erforderlich.
Der Ersatz-Bewirtungsbeleg verlangt zusätzlich Anlass, Gastgeber und Teilnehmer der Bewirtung – über die allgemeinen Angaben eines Eigenbelegs hinaus.
Ein weiteres Synonym für den Eigenbeleg. Der Begriff betont den Ausnahmecharakter: Ein Notbeleg entsteht nur, wenn kein Originalbeleg zu beschaffen ist.
Ja. Die Unterschrift – bei digitaler Erstellung eine elektronische Autorisierung – bestätigt, dass du die Angaben selbst und nach bestem Wissen gemacht hast.
Ja. Eine strukturierte Vorlage stellt sicher, dass keine Pflichtangabe fehlt – vor allem Anlass, Teilnehmer, Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen.
Schick ein Foto im Chat. Die Daten werden erfasst. Du erhältst deinen Ersatz-Bewirtungsbeleg als PDF.