Wie Belegomat die BMF-Vorgaben zu Bewirtungsbelegen versteht

Vorweg ein wichtiger Hinweis: Dieser Text gibt unser Verständnis der Vorgaben wieder. Er ist allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob ein Beleg im Einzelfall anerkannt wird, entscheidet Dein Finanzamt; die Beurteilung Deines konkreten Falls gehört zu Deinem Steuerberater.

Die gesetzliche Grundlage

Maßgeblich ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, ausgelegt durch das BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen (ursprünglich vom 30. Juni 2021, fortgeführt durch das Schreiben vom 19. November 2025).

Für den Nachweis verlangt das Gesetz schriftliche Angaben zu fünf Punkten:

• Ort der Bewirtung
• Tag der Bewirtung
• Teilnehmer der Bewirtung
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen

Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Auf dem Eigenbeleg selbst genügen dann Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die übrigen Angaben ergeben sich aus der beigefügten Rechnung.

Der Eigenbeleg und seine Unterschrift oder Genehmigung

Das BMF beschreibt den Bewirtungsbeleg als formloses Dokument, das der Steuerpflichtige zeitnah erstellt. Nach der Rechtsprechung ist dieser Eigenbeleg zu unterschreiben.

Für die digitale Welt hat das BMF dies konkretisiert. Wir verstehen die Vorgaben so:

• Der Eigenbeleg darf digital erstellt werden.
• Die Autorisierung kann durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben erfolgen.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur, ein Zertifikat oder eine Signaturkarte werden dafür nicht ausdrücklich verlangt.
• Entscheidend ist, dass die Genehmigung dokumentiert ist und die Angaben nachträglich nicht undokumentiert geändert werden können.

Das BMF nennt zudem Bedingungen, unter denen die Nachweispflichten als erfüllt angesehen werden: ein zeitnah erstellter elektronischer Eigenbeleg mit den erforderlichen Angaben, die Aufzeichnung des Erstellungszeitpunkts im Dokument, eine digitale Signatur oder Genehmigung durch den Steuerpflichtigen, die Aufzeichnung des Zeitpunkts dieser Genehmigung, die elektronische Aufbewahrung gemeinsam mit der Rechnung sowie die Einhaltung der GoBD.

Eine gerichtliche Klärung, ob eine Bestätigung über einen Messenger als elektronische Genehmigung in diesem Sinne gilt, ist uns nicht bekannt. Wir lesen die Vorgaben so, dass eine dokumentierte, zeitlich festgehaltene Zustimmung dem Bild der elektronischen Genehmigung nahekommt. Die abschließende Beurteilung bleibt beim Finanzamt und Deinem Steuerberater.

Wie Belegomat darauf ausgelegt ist

Belegomat erstellt aus Deinen Angaben einen strukturierten Eigenbeleg. Das Produkt ist darauf ausgelegt, die genannten Punkte abzubilden:

• Die fünf gesetzlichen Angaben werden geordnet erfasst: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen.
• Die Teilnehmer werden namentlich aufgenommen, mit Hinweis darauf, ob es sich um Mitarbeiter oder externe Gäste handelt.
• Das Foto Deiner Rechnung wird dem Eigenbeleg als weitere Seite beigefügt, sodass Eigenbeleg und Rechnung in einem Dokument zusammengeführt sind.
• Bevor das Dokument erzeugt wird, bestätigst Du die erfassten Angaben ausdrücklich. Diesen Schritt verstehen wir als die elektronische Genehmigung, die das BMF beschreibt.
• Der Zeitpunkt der Erstellung und der Bestätigung wird im Dokument festgehalten.
• Der Beleg enthält zusätzlich maschinenlesbare Angaben, die eine spätere Zuordnung und Auswertung erleichtern.

Belegomat ist bewusst ein ruhiges, eng umrissenes Werkzeug. Es soll Dir helfen, einen sauberen Eigenbeleg zu erstellen, nicht mehr und nicht weniger.

Was bei Dir und Deinem Steuerberater bleibt

Mehrere Punkte, die für die Anerkennung entscheidend sind, liegen außerhalb dessen, was ein Beleg-Werkzeug leisten kann. Wir benennen sie offen:

• Qualität der Rechnung. Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein, die Speisen und Getränke einzeln ausweisen und je nach Betrag weitere Pflichtangaben enthalten. Belegomat fügt das Foto bei, das Du lieferst; die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung selbst liegt nicht in unserer Hand.
• Genauigkeit des Anlasses. Der Anlass sollte konkret sein. Allgemeine Formulierungen genügen erfahrungsgemäß nicht. Belegomat weist Dich auf zu allgemeine Angaben hin, die Formulierung triffst aber Du.
• Zeitnähe. Die Angaben sind zeitnah zu erstellen. Wann Du den Beleg anlegst, bestimmst Du.
• Aufbewahrung. Der Beleg muss anschließend so aufbewahrt werden, dass er nachträglich nicht undokumentiert geändert werden kann (GoBD). Belegomat erstellt das Dokument und übergibt es Dir; die unveränderbare, GoBD-gerechte Ablage erfolgt auf Deiner Seite, etwa in Deinem Dokumentenmanagement.
• Steuerliche Behandlung. Die Begrenzung des Abzugs auf 70 Prozent, die Behandlung der Vorsteuer und die Abgrenzung zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung sind Fragen der Buchung. Sie gehören zu Deinem Steuerberater.

Hinweis zur Aktualität

Die Verwaltungsauffassung entwickelt sich weiter. Das Schreiben vom 30. Juni 2021 gilt für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024; für spätere Zeiträume ist das Schreiben vom 19. November 2025 maßgeblich, das vor allem Regelungen zur E-Rechnung ergänzt. Die hier beschriebene Auslegung kann sich mit künftigen Schreiben oder Rechtsprechung ändern.

Kurz gesagt

Belegomat ist darauf ausgelegt, einen ordentlichen Eigenbeleg zu erstellen, der die vom BMF genannten Angaben strukturiert erfasst, die Rechnung beifügt und Deine Bestätigung mit Zeitpunkt festhält. Die Anerkennung Deiner Bewirtungskosten hängt darüber hinaus von der Qualität Deiner Rechnung, der Genauigkeit Deiner Angaben, der Aufbewahrung und der steuerlichen Beurteilung ab. Diese Punkte bleiben bei Dir und Deinem Steuerberater.

Belegomat ist die Brücke zwischen dem Geschäftsessen und Deinem Steuerberater: ein ruhiger Helfer für einen sauberen Beleg.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt unser Verständnis der genannten Vorgaben wieder. Er stellt keine Steuerberatung dar und begründet keine Zusicherung über die steuerliche Anerkennung im Einzelfall. Für die Beurteilung Deines konkreten Falls wende Dich bitte an einen Steuerberater.